„HR ist kein Ponyhof.“ Für diesen Satz hab ich mal Zwischenapplaus bei einer Keynote erhalten. Denn wer in diesem Job arbeitet, weiß: Manche Gespräche tun weh. Und daher braucht es Hilfestellung, wie die Rhetorik darin gelingen kann. Grundregel dieses Beitrags lautet:
„Erst Emotionen raus, dann Rhetorik rein!“
Sobald jemand wieder lauter, emotionaler oder eben aufbrausend reagiert – zurück an den Anfang: „Das Gespräch entwickelt sich zu emotional, wird niemals konstruktiv gelöst, oder es bleibt etwas zurück, was danach hinderlich ist, umzusetzen oder zu verändern!“
Dieser Artikel ist für HR, L&D und Personalentwicklung genauso wie für Führungskräfte:
Kündigungen, Konflikte, heikle Feedback-Runden – all das ist Teil des Geschäfts. Und während sich andere davor drücken, müssen HR-Profis liefern.
Auf der einen Seite: Zahlen, Prozesse und Unternehmensziele.
Auf der anderen Seite: Menschen mit Emotionen, Ängsten und Widerständen.
„In kritischen Gesprächen zählt nicht nur, WAS du sagst, sondern WIE du es sagst.“
Die beste Entscheidung kann verpuffen, wenn sie rhetorisch falsch verpackt ist. Umgekehrt kann eine schlechte Nachricht souverän vermittelt werden, wenn man sie klar, ruhig und mit der richtigen Haltung ausspricht.
Hier sind drei Gesprächssituationen, in denen rhetorische Souveränität über Chaos oder Klarheit entscheidet – und wie du sie meisterst.
1. Kündigungen: Wie du das Gespräch führst, ohne es ausufern zu lassen
Die Herausforderung:
Eine Kündigung ist für alle Seiten unangenehm. Mitarbeitende reagieren oft mit Schock, Wut oder Verteidigung. Als Gesprächspartner musst du dabei die Ruhe bewahren – und darfst dich nicht in emotionale Rechtfertigungen ziehen lassen.
Die häufigsten Fehler:
- Zu weich: „Es tut uns leid, aber wir müssen leider diese Entscheidung treffen.“
(Das klingt, als wäre noch Verhandlungsspielraum.) - Zu hart: „Es gibt keine Diskussion, Ihr Vertrag endet zum 30. des Monats.“
(Das schafft Widerstand und unnötige Eskalation.)
Die 3-Shit – pardon – „Schritt“-Methode für Kündigungen: KLAR, RUHIG, DIREKT
1️. Klare Eröffnung und oder Gesprächseinladung:
„Ich habe heute eine schwierige Nachricht für Sie. Wir haben entschieden, das Arbeitsverhältnis zu beenden.“
2️. Rationale Begründung:
„Die Entscheidung basiert auf [konkretem Grund], und sie wurde sorgfältig getroffen.“
3️. Blick nach vorne:
„Ich möchte, dass wir die nächsten Schritte geordnet und respektvoll gestalten. Lassen Sie uns besprechen, wie wir die Übergangszeit für Sie so gut wie möglich organisieren.“
Und: One-Step more: Hol dir danach das „Ja“ ab, indem du fragst: „Ist das für Sie in Ordnung?“ Wenn hier noch keine Zustimmung da ist, brauchst du nicht zum nächsten Schritt übergehen. Denn dann ist dein Gegenüber nur bedingt aufnahmefähig.
Warum funktioniert das?
- Die Eröffnung nimmt das Drama raus und gibt keine falschen Hoffnungen.
- Die Begründung macht es nachvollziehbar.
- Der Ausblick lenkt die Emotionen weg vom Problem hin zur Lösung.
- Das JA ist ein Commitment für den nächsten Schritt
2. Konflikte: Wie du hitzige Gespräche entschärfst
Ob Streit im Team oder eskalierte Unzufriedenheit – Konflikte können schnell zu laut, emotional und unsachlich werden. HR muss vermitteln, ohne Partei zu ergreifen.
Die häufigsten Fehler:
- Zu beschwichtigend: „Lassen Sie uns das bitte ruhig klären.“
(Wirkt wie ein Appell, aber nicht wie eine echte Steuerung des Gesprächs.) - Zu direkt: „So geht das nicht. Sie müssen sich beruhigen.“
(Verstärkt Widerstand, statt ihn abzubauen.)
Die 3-Schritt-Technik für Konfliktgespräche: SPIEGELN, LENKEN, STRUKTURIEREN
1️. Emotionen spiegeln
„Ich sehe, dass Sie sich über diese Situation ärgern.“
Ihr kennt die ICH-Botschaften Methode?! In diesem Fall wirkt sie Wunder!
(Damit fühlt sich die Person gehört – das senkt die Wut.)
2️. Zur Sache lenken
„Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, was genau das Problem ist.“
(Damit lenkst du vom reinen Ärger hin zur Lösungsebene.)
3️. Struktur geben
„Wir gehen das jetzt Schritt für Schritt durch: Erst schildern Sie Ihre Sicht, dann klären wir mögliche Lösungen.“
(Damit gibst du einen Rahmen vor, statt ins Chaos abzurutschen.)
Warum funktioniert das?
- Menschen beruhigen sich schneller, wenn ihre Emotionen anerkannt aber nicht bagatellisiert werden.
- Das Gespräch bleibt in der Sache, nicht in der Eskalation.
- Die Struktur schafft Kontrolle und verhindert endlose Streitgespräche.
3. Heikle Feedback-Runden: Wie du Kritik gibst, ohne Widerstand zu erzeugen
Feedback ist eines der mächtigsten Führungsinstrumente – wenn es richtig gemacht wird. Doch viele HR-Profis stolpern über unnötige Abschwächungen oder zu direkte Kritik.
Die häufigsten Fehler:
- Zu vage: „Ich glaube, Sie könnten sich in Meetings noch etwas stärker einbringen.“
(Was bedeutet „stärker einbringen“ genau?) - Zu direkt: „Ihre Präsentationen sind nicht überzeugend.“
(Wirkt vernichtend, ohne Entwicklungsspielraum zu lassen.)
Die 3-Punkte-Formel für besseres Feedback: PRÄZISE, KONSTRUKTIV, ZUKUNFTSORIENTIERT
1️. Klar benennen, was auffällt
„Mir ist in den letzten Meetings aufgefallen, dass du deine Argumente eher vorsichtig formulierst.“ Auch hier kann die Eigen-Sicht helfen: „Mir ist aufgefallen“ „Ich habe bemerkt“
2️. Die Wirkung beschreiben
„Das führt dazu, dass deine guten Ideen nicht die Aufmerksamkeit bekommen, die sie verdienen.“
3️. Eine konkrete Verbesserung vorschlagen
„Ich schlage vor, dass du in den nächsten Meetings bewusst klare Aussagen formulierst. Ich kann dir dabei helfen, wenn du möchtest.“
Warum funktioniert das?
- Die Formulierung ist konkret, aber nicht angreifend.
- Es wird eine direkte Verbindung zur Wirkung hergestellt.
- Es gibt eine Lösung – keine bloße Kritik.
HR ist Kommunikation – und Kommunikation ist Rhetorik
Ob Kündigungen, Konflikte oder Feedback-Runden: Deine Sprache entscheidet, wie gut du schwierige Gespräche meisterst.
Wenn du:
- klare, ruhige Sprache nutzt,
- Widerstände rhetorisch abfängst,
- Emotionen steuerst, ohne sie zu unterdrücken,
… dann bleibst du auch in den härtesten HR-Situationen souverän.
Wer sich über Rhetorik-, Medien- oder Kommunikationstrainings informieren will findet mehr in der Rhetorikakademie (www.rhetorikakademie.at) und auf leveloop.at (www.leveloop.at)
